Kunstloc Brabant: wendbaarheid als strategisch kompas

Grip krijgen op complexiteit

Hoe behoud je de regie in een dynamische organisatie met een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden? Kunstloc Brabant, de kennis- en uitvoeringsorganisatie voor kunst en cultuur van de provincie Noord-Brabant, stond voor deze uitdaging. Binnen het complexe speelveld van politiek en cultuur kampte de organisatie met een hoge werkdruk en had men sterk de behoefte aan meer strategische samenhang. De oplossing? Een wendbare organisatie-inrichting op basis van het Wendbaar ABC.

“Wendbaar werken stelt ons in staat om beter te prioriteren en de focus te leggen waar we de meeste impact kunnen maken,” zegt Eefje Sperber, teamleider bij Kunstloc Brabant. “Met de versnipperde aard van ons werkveld en de verscheidenheid aan doelen die we nastreven, zorgt deze methodiek ervoor dat we als organisatie flexibel én gefocust kunnen blijven.”

Deze aanpak biedt de flexibiliteit om snel te reageren op veranderingen en bevordert effectieve samenwerking, waarbij teams zichtbaar bijdragen aan maatschappelijke doelen. Tegelijkertijd stond de organisatie voor een aanzienlijke bezuinigingsopgave. Dit vereiste een nieuwe manier van werken om maatschappelijke impact te blijven realiseren – en daarin is Kunstloc geslaagd.

Wendbaar ABC: zelforganisatie en doelgerichtheid

De kern van Wendbaar ABC is het werken in autonome, multidisciplinaire teams. Elk team krijgt een heldere opdracht die aansluit bij de strategische doelen van de organisatie. Door medewerkers verantwoordelijkheid en ruimte te geven, ontstaat er meer eigenaarschap, betere samenwerking en innovatie.

“Ik merk dat we beter samenwerken in een team door meer opdrachtgericht te werken,” vertelt Meta van Vugt, projectmedewerker. “We komen onze afspraken beter na en werken efficiënter. Bijvoorbeeld, je bent minder snel op het laatst aan het haasten tegen een deadline. Dat geeft meer rust.”

Het vertaalt zich bij Kunstloc ook in meetbare resultaten. Voor de transformatie worstelde de organisatie met zogenaamde taakonduidelijkheid. In 2021 gaf 63% van de medewerkers aan hier last van te hebben, terwijl dat percentage in 2023 was gedaald naar slechts 6,1%. Deze aanzienlijke verbetering is direct toe te schrijven aan de wendbare manier van werken en de teamgerichte organisatiestructuur, waarin focus en transparantie vooropstaan.

Innovatie door samenwerking

Een concreet voorbeeld van deze aanpak is de hernieuwde inzet van de monitor De Waarde van Cultuur. Voorheen werd deze waardevolle databron nog weinig gebruikt door beleidsmakers, de primaire doelgroep. Dit kwam door de presentatie in een omvangrijk rapport vol cijfers en grafieken. Ook intern was de kennis over de monitor versnipperd.

Om dit te verbeteren, werd begin 2024 een samenwerking opgezet tussen het kennis- en onderzoeksteam en het communicatieteam. Het resultaat: een interactieve website met een dashboard, waarmee gebruikers eenvoudig relevante informatie kunnen vinden, en een magazine dat de belangrijkste conclusies combineert met inspirerende praktijkverhalen. Dit concept noemen we tellen en vertellen.

Arne Broekhoven, adviseur kennisdeling, merkt op: “Het is niet meer vanzelfsprekend dat iedereen maar doet wat je altijd al deed. De talenten en persoonlijke gedrevenheid in het team worden nu beter benut. Ik doe nu iets heel anders dan twee jaar geleden, en daar is het team en de hele organisatie sterker door geworden.”

Door deze aanpak is de monitor veel breder en effectiever ingezet. Onderzoek bevestigt dit: 75% van de deelnemers werkzaam bij de overheid aan de Dag van de Data geeft aan de monitor te gebruiken. Deze case laat zien dat zelforganiserende teams niet alleen efficiëntie verhogen, maar ook innovatie en kennisdeling bevorderen.

Organisatiebrede alignment

Voor de transformatie naar een wendbare organisatie was het essentieel om versnipperde projecten en werkzaamheden te bundelen onder een heldere, organisatiebrede purpose. Een purpose geeft aan wat je als organisatie voor je klant wil betekenen; het geeft als het ware je bestaansrecht aan. Deze purpose dient als kompas, waarmee alle teams hun doelen en activiteiten afstemmen op de strategische missie van Kunstloc Brabant: “Wij zorgen ervoor dat (mogelijk)makers de rol van kunst en cultuur in Noord-Brabant kunnen versterken door hen toegang te bieden tot netwerken, expertise en financiering.”

Door teams zelfstandig te laten bepalen hoe zij deze missie het beste realiseren, ontstaat er meer betrokkenheid, doelgerichtheid en impact. Dit is ook merkbaar voor externe partners en freelancers. “Als freelancer is het belangrijk om een organisatie snel te leren kennen,” zegt Nienke van Boom, freelance onderzoeker. “De team meet-ups zijn daarin erg helpend: in korte tijd wordt duidelijk wie binnen het team waar mee bezig is en welke expertise iedereen heeft. Het valt me op hoe betrokken de teamleden zijn bij elkaars taken waardoor je elkaar snel weet te vinden om even te sparren of mee te denken. En ligt het antwoord niet binnen het team, dan is vaak wel duidelijk bij welk team je wel moet zijn. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om binnen de organisatie te navigeren.”

Succesfactoren van het Wendbaar ABC

De invoering van het Wendbaar ABC heeft Kunstloc Brabant geholpen om beter georganiseerd te werken, sneller te schakelen en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. De belangrijkste succesfactoren:

1. Zelforganisatie en autonomie – Multidisciplinaire teams werken zelfstandig aan hun opgaven, wat eigenaarschap en betrokkenheid vergroot.
2. Inzicht en transparantie – Het ABC-canvas visualiseert doelen en werkzaamheden, wat leidt tot betere samenwerking en afstemming.
3. Focus en prioriteiten – De purpose dient als leidraad, waardoor teams effectiever en doelgerichter werken.
4. Betrokkenheid en motivatie – Door medewerkers verantwoordelijkheid te geven, voelen zij zich meer verbonden met de missie.
5. Flexibiliteit – Teams kunnen snel inspelen op veranderingen, wat essentieel is in de dynamische kunst- en cultuursector.

Met Wendbaar ABC heeft Kunstloc Brabant grip gekregen op complexe processen en haar strategische impact vergroot. Een best practice die laat zien hoe wendbaar werken leidt tot betere resultaten en meer innovatie.